Rozwiązanie FLEXI IT w pełni obejmuje proces obsługi klienta od podpisania umowy do wystawienia faktury. Jednocześnie posiada zintegrowaną księgowość towarów, co umożliwia księgowanie poszczególnych dokumentów i uzgadnianie płatności.
Rozwiązanie FLEXI IT w pełni obejmuje proces obsługi klienta od podpisania umowy do wystawienia faktury. Jednocześnie posiada zintegrowaną księgowość towarów energetycznych, co umożliwia księgowanie poszczególnych dokumentów i rozliczanie płatności. Elementami wejściowymi do systemu są dane podstawowe zawierające kluczowe informacje przeznaczone do fakturowania, rozliczanie płatności i zarządzania kontami rozrachunkowymi. Kolejnymi danymi wejściowymi są informacje o zużyciu w poszczególnych punktach poboru energii (PPE) ewentualnie z innych zewnętrznych źródeł.
Moduł Klient (duży odbiorca, średni odbiorca, mały odbiorca, gospodarstwa domowe) gromadzi informacje o kliencie: jego rodzaj (osoba fizyczna, przedsiębiorstwo), zdolność kredytową klienta, adresy, dane kontaktowe oraz działania realizowane przez klienta. Przechowywane są również informacje finansowe zebrane na koncie umownym. Informacje te określają, jakie rodzaje operacji płatniczych będą zachodziły między klientem a dostawcą, w jakiej walucie i w jaki sposób (przelew z rachunku, przekaz pocztowy itp.).
Wprowadzanie umów (w różnych segmentach) jest możliwe z środowiska sieci internetowej lub bezpośrednio w rozwiązaniu FLEXI IT. Umowy są prowadzone przy konkretnym Kliencie i definiują zakres „usług” oraz produktów, do których dostawca się zobowiązał. Takie umowy można drukować lub wysyłać elektronicznie do klientów. W ramach klienta wszystkie dokumenty są zapisywane w jednym miejscu, a także mogą być masowo generowane i wysyłane bezpośrednio z naszego rozwiązania.
W momencie podpisania umowy proces przechodzi do modułu Zaliczki, gdzie na podstawie informacji z umowy generowane są zaliczki dla klientów wraz z harmonogramem płatności. Zaliczki można generować zbiorczo, modyfikować lub ustawiać indywidualnie w zależności od typu klienta. Proces fakturowania przebiega z przychodzących odczytów, które następnie są przeliczane do tzw. rozliczeń — podstawy do fakturowania przeznaczonej do kontroli przez dział back office. Rozliczenie zawiera podstawowe elementy: składniki handlowe, dystrybucję, podatek ekologiczny, wykres zużycia. Tak wystawione rozliczenie przechodzi weryfikacją a następnie istnieje możliwość zbiorczego wystawienia faktur.
Monit jest sterowany odrębnym modułem, który zawiera wszystkich klientów posiadających dokumenty po terminie płatności. Zgodnie z wybranym scenariuszem monity system uruchamia kolejne kroki (np. wysyłkę upomnienia nr 1 na e mail, pismem lub kontakt przez call center). Jednocześnie można ustawić naliczanie kar i opłat za wystawione monity.
Definiowanie produktów i cenników w naszym rozwiązaniu jest bardzo elastyczne. W ramach rozbudowanej administracji kluczowy użytkownik może ustawiać parametry produktu i ceny. W przypadku cennika jest to bardzo prosty proces - skopiowanie poprzedniego cennika, modyfikacja cen i zdefiniowanie okresu obowiązywania. Cenniki dystrybucyjne, w ramach nadzoru legislacyjnego, pozostają w kompetencji naszej spółki.
W kontekście zewnętrznych sieci sprzedaży nasze rozwiązanie działa zgodnie z logiką modelu prowizyjnego. Każdy podmiot zewnętrzny (handlowiec, sieć) korzysta z portalu partnerskiego, gdzie widzi swoich klientów oraz prowizje, które zostały mu przyznane. System obliczania prowizji jest dla każdego dostawcy indywidualny, podobnie jak częstotliwość ich wypłaty. Nasze rozwiązanie umożliwia różne scenariusze schematów prowizyjnych w zależności od cyklu życia umowy, klienta itd. Wynikiem jest zestawienie prowizji dla sieci partnerskich.
Rozwiązanie FLEXI posiada funkcję automatycznego rozliczania płatności, w której dla wystawionych dokumentów oczekiwane są wpływy. Wynikiem są sparowane płatności do poszczególnych dokumentów, a w przypadku wpłat niezidentyfikowanych system pomaga odszukać płatność lub dokument w module Niezidentyfikowane płatności.
W ramach naszego rozwiązania istnieje zintegrowana księgowość, w której przejmujemy schemat dekretacji księgowej dostawcy, a zgodnie z nią wykonywane są poszczególne operacje księgowe. Wszelkie operacje na kontach analitycznych podlegają kontroli i trafiają do tzw. księgi pomocniczej. A na dodatek z systemu można generować poszczególne dane do deklaracji VAT, sprawozdań podatku ekologicznego, raportów dla zamkniętych systemów dystrybucyjnych czy małych operatorów systemu dystrybucyjnego itp. Do księgowości operacyjnej trafiają wyłącznie zapisy zbiorcze dotyczące poszczególnych towarów energetycznych.
FLEXI IT posiada wewnętrzny model matematyczny umożliwiający obliczenie niezafakturowanego zużycia dla poszczególnych segmentów, klientów lub towarów energetycznych. Podstawą jest plan opracowany na podstawie danych wejściowych i wykresów. Następnie porównany w ujęciu czasowym z rzeczywistymi statystykami zużycia, a na koniec tworzone jest zestawienie wystawionych faktur w podziale na segmenty.
FLEXI IT to system modułowy, który obejmuje różne procesy w całej firmie dostawczej. Dzięki rozbudowanemu procesu pracy umożliwia automatyzację procesów i kontrolę ich poprawności. Definiowanie procesu pracy i jego warunków jest dostępne na poziomie uprawnień administratora, przy czym wszystkie działania systemu lub użytkowników są logowane.
Wejście do portalu internetowego poprzedza rejestracja klienta w kilku krokach. Następnie istniejący klient dostawcy otrzymuje dane dostępowe za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji. Po zalogowaniu użytkownik może przeglądać swoje faktury, zużycie i statystyki zużycia, konto rozrachunkowe, opłacone faktury, wprowadzać samoodczyty lub składać wnioski dotyczące mocy umownej.
